Gjennom denne personvernerklæringen ønsker vi å gi informasjon om hvordan og hvorfor Norges geologiske undersøkelse (NGU) samler inn og behandler dine personopplysninger.
Siste versjon: 20.12.2023
Denne personvernerklæringen retter seg mot personer som er i kontakt med NGU. For eksempel ved din henvendelse om geologiske spørsmål, i forbindelse med pågående prosjekter vi har som berører deg eller din eiendom, eller eksempelvis hvis du som ansatt i en offentlig eller privat virksomhet har delt din kontaktinformasjon med oss.
Det er viktig for oss at dine personopplysninger og din personlige integritet beskyttes, og at vi behandler informasjon som vi har om deg på en lovlig og transparent måte i tråd med personvernregelverket. Personopplysninger er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person.
NGU, ved virksomhetens direktør, er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av NGU. Det daglige ansvaret er delegert til seksjonsleder for Kommunikasjon og formidling. Denne personvernerklæringen inneholder informasjon du har krav på når det samles inn personopplysninger gjennom NGU og generell informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
Dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.
1. Vår bruk av personopplysninger
Vi samler inn og behandler personopplysninger for at vi skal kunne oppfylle våre lovpålagte forpliktelser som statlig enhet. NGU er underlagt Nærings- og fiskeridepartementet, og behandler personopplysninger hovedsakelig i allmennhetens interesse og på grunn av lovpålagte forpliktelser.
Videre behandler vi personopplysninger for å kunne administrere vår virksomhet, for å kunne oppfylle våre plikter overfor brukere av NGUs hjemmesider og digitale tjenester (inkludert registreringsløsninger som bl.a. Brønnreg og NADAG WebReg), og ellers oppfylle de krav som stilles til oss som ansvarlig for behandling av dine personopplysninger.
Personopplysninger vi behandler henter vi i all hovedsak fra deg direkte. For eksempel via henvendelser fra deg, gjennom din bruk av våre digitale tjenester, eller hvis vi har fått dine opplysninger som kontaktperson hos en av våre samarbeidspartnere innen offentlig eller privat sektor.
NGU er som statlig enhet underlagt arkivlovgivningen, og har derfor plikt til å arkivere visse personopplysninger. Ved henvendelser til NGU vil dine personopplysninger kunne bli journalført og arkivert i samsvar med reglene i arkivloven og tilhørende forskrifter.
1.1. Nyhetsbrev
Våre nyhetsbrev tilbyr nyheter om våre fagområder og tjenester, samt aktuelle prosjekter, forskning, arrangement og ledige stillinger. Når du melder deg på vårt nyhetsbrev, samler vi inn e-postadresse. Dette er obligatorisk. I tillegg kan du selv oppgi fornavn, etternavn og virksomhet, men dette er frivillig. Informasjonen bruker vi for å tilpasse informasjonen vi sender deg best mulig. For eksempel kan noen arrangement kun være aktuelle for enkelte virksomheter. Disse opplysningene deles ikke med andre virksomheter, og slettes når vi får beskjed om at du ikke lenger ønsker å motta informasjon fra oss. Opplysningene slettes også om vi får tilbakemelding om at e-postadressen ikke lenger er aktiv.
Make AS er databehandler for nyhetsbrevet, og alle data lagres på norske servere. I forbindelse med utsending av nyhetsbrev fører vi statistikk over bruken, hvor mange som leser og hva som leses. Dette gjør vi for å kunne gi våre lesere mest mulig relevante saker.
2. Overføring av personopplysninger til tredjepart
Dine personopplysninger behandles konfidensielt hos oss og det er bare de med tjenstlig behov hos oss som vil ha tilgang til dine personopplysninger. Hvor dine personopplysninger er underlagt journalføringsplikten, vil dine personopplysninger kunne bli tilgjengeliggjort i vår postjournal. Dette kan skje hvis du kontakter oss for spørsmål eller andre henvendelser.
Opplysninger om deg vil lagres i NGUs journal- og arkiveringssystem.
Personopplysninger kan bli gjort tilgjengelig for tredjepart som hjelper oss med den tekniske driften av våre IT- og regnskapssystemer. Når vi gir tredjeparter tilgang til personopplysninger på denne måten gjør vi bruk av databehandleravtaler slik at vi sikrer at tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldende lovgivning.
Det kan også være at vi i noen sammenhenger deler noen av dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere, som eksempelvis brønnborere eller partnere innen et avgrenset forsknings- eller kartleggingsprosjekt. Merk at vi aldri vil dele dine personopplysninger med en tredjepart uten at vi er forpliktet til dette etter lov eller at vi har ditt samtykke.
3. Hvordan, hvorfor og hvor lenge behandler vi personopplysninger?
3.1. Som virksomhetskontakt
Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å oppfylle våre forpliktelser som statlig enhet og for administrering av vår virksomhet. Er du ansatt i en offentlig eller privat virksomhet, vil vi behandle opplysninger om deg som vi har mottatt fra deg eller din arbeidsgiver. Opplysninger vi vanligvis registrerer er i hovedsak begrenset til navn, telefonnummer, epostadresse og virksomhetsnavn. Dersom du oppgir andre personopplysninger om deg vil disse også kunne registreres.
Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i NGU er først og fremst utføring av oppgaver i allmennhetens interesse. Som statlig virksomhet har vi et lovpålagt ansvar å utføre oppgaver innenfor vårt samfunnsoppdrag.
3.2 Som privatperson
Hvis du som privatperson kontakter NGU ved henvendelse om saker som gjelder din eiendom vil vi behandle dine personopplysninger ut fra hva formålet med henvendelsen er. Vi vil behandle de personopplysninger du oppgir til oss, og vi vil ikke samle inn flere personopplysninger enn nødvendig for å oppfylle formålet. Vi oppfordrer deg samtidig til å ikke sende oss overflødige opplysninger.
Som tidligere nevnt, kan dine opplysninger ved slike henvendelser blir arkivert i henhold til arkivloven med tilhørende forskrifter.
For øvrig behandling ved henvendelser fra deg, se punktene nedenfor for nærmere beskrivelse av vår behandling.
3.3 Ved bruk av Nasjonal database for grunnundersøkelser (NADAG)
NGU behandler og lagrer personopplysninger i NADAG for å kvalitetssikre registreringene vi mottar, for å kunne kontakte den som har levert data for ev. spørsmål, og for å forvalte NADAG.
Data leveres til NADAG frivillig av deg, eller når en oppdragstaker er bundet til dette gjennom kontrakt med en oppdragsgiver. Grunnlag for vår behandling av dine personopplysninger er ditt samtykke, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a.
For brukere av NADAG WebReg behandles følgende personopplysninger: Organisasjon, fødselsnummer, navn og e-postadresse til kontaktperson. Personopplysningene til brukere i NADAG WebReg oppgis av brukeren selv, og hentes fra ID-porten. Fødselsnummer brukes kun til innlogging via ID-porten. Når brukerkontoer i NADAG WebReg slettes, fjernes alle tilknyttede personopplysninger fra våre systemer.
For brukere av GeoSuite Cloud for NADAG behandles følgende personopplysninger: Brukernavn, e-postadresse, for- og etternavn, organisasjon og passord. Bruker må opprettes for levering og nedlasting av data på Geosuite-format via GeoSuite Cloud. Dataene blir lagret hos NGU og vår leverandør for skytjenester, Trimble. E-postadresse brukes kun for levering av produsert innhold, og eventuelt for kontakt hvis noe skulle gå feil med bestilt produksjon. Vi har inngått databehandleravtale med Trimble som sikrer at deres behandling av personopplysninger på våre vegne er i tråd med personvernregelverket.
For andre formater, kreves kun e-postadresse for levering av produserte datafiler.
Opplastede rapporter kan inneholde personopplysninger slik som navn og tilhørighet til organisasjon.
Ved å laste opp data til NADAG, forutsettes det at du samtykker til at NGU kan forvalte dataene og fritt dele de med andre under Norsk lisens for offentlige data (NLOD).
3.4 Ved bruk av Brønnreg og Nasjonal grunnvannsdatabase
NGU forvalter Nasjonal grunnvannsdatabase (GRANADA), hvor alle grunnvanns- og energibrønner som bores skal registreres av den som har utført en slik boring. Når en brønn registreres, benytter NGU personopplysninger om oppdragsgiver for boringen, og den som registrerer brønnen, med det formål å kvalitetssikre registreringen.
Behandling og oppbevaring av personopplysninger i Brønnreg og GRANADA blir utført med hjemmel i vannressursloven §46 med tilhørende forskrift (FOR-1996-11-19-1066 - Forskrift om oppgaveplikt ved brønnboring og grunnvannsundersøkelser), jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c.
For brukere av Brønnreg behandles følgende personopplysninger: Ditt fødselsnummer og navnet på det firma du rapporterer på vegne av. Ditt navn lagres om du velger å oppgi det. Personopplysninger om brukere i Brønnreg oppgis av brukeren selv, og hentes fra ID-porten.
For oppdragsgiver av registreringspliktig brønnboring:
I Brønnreg behandles oppdragsgivers navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse om den som registrerer brønnen oppgir dette. Posisjonsdata om brønnen, i form av koordinater og brønnens gårds-, bruks-, feste- eller seksjonsnummer blir også registrert, og regnes som personopplysninger når NGU behandler disse i kombinasjon med oppdragsgivers navn og kontaktinformasjon.
Etter at registreringen er kvalitetssikret av NGU, blir oppdragsgivers navn og kontaktinformasjon anonymisert. Brønnens gårdsnummer, bruksnummer og koordinater publiseres i Nasjonal grunnvannsdatabase, og er ikke lenger å anse som personopplysninger når tilhørende informasjon om oppdragsgiver er slettet.
Den som utfører en boring, skal alltid opplyse oppdragsgiver om registreringsplikten til NGU før boring.
Personopplysningene som registreres i Brønnreg om oppdragsgiver, innhentes av den som borer brønnen, og fra matrikkelen.
Når brukerkontoer i Brønnreg slettes, fjernes alle tilknyttede personopplysninger fra våre systemer.
Brønner registrert i Brønnreg og GRANADA knyttes til et automatisk generert ID-nummer, som ikke kan spores tilbake til brukerkontoen som registrerte brønnen etter at kontoen er slettet.
Personopplysninger om oppdragsgiver slettes eller anonymiseres så fort brønnen er kvalitetssikret og registrert. Det skjer etter maksimalt tre måneder.
Det er viktig at opplysningene vi har i GRANADA er riktige og oppdaterte. Hvis du oppdager feil, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss slik at opplysningene kan rettes.
Dataoverføring mellom Brønnreg og NGUs servere er kryptert.
3.5 Som besøkende i våre lokaler
Ved besøk i våre lokaler i Trondheim må du registrere deg i vårt registreringssystem, Visitor. Behandlingsgrunnlaget for vår behandling er ditt samtykke. Formålet med innsamlingen er å ha oversikt over hvem som er i våre lokaler av hensyn til brannvern og sikkerhet. Ved registreringen må du oppgi ditt navn og ditt telefonnummer, og hvis du ønsker kan du oppgi hvilken virksomhet du representerer.
Dine opplysninger slettes automatisk etter tre dager.
3.6 Som jobbsøker
Søker du på jobb hos NGU må du sende inn søknad via vår søknadsplattform Webcruiter. Jefferson Wells leverer rekrutteringstjenester for NGU, og vi har inngått databehandleravtale som sikrer at deres behandling av personopplysninger på våre vegne er i tråd med personvernregelverket. De personopplysninger du oppgir i forbindelse med din søknad behandles kun av de som har tjenstlig behov for det.
I søknaden blir du bedt om å oppgi en rekke personopplysninger om deg selv. Dette inkluderer ditt navn, dine kontaktopplysninger og informasjon om deg selv. Du vil i tillegg bli bedt om å oppgi din utdannelse og din tidligere arbeidserfaring. Det kan også oppgis referansepersoner hos dine tidligere arbeidsgivere. Vi vil også behandle dine attester, vitnemål og eventuelt andre dokumenter du laster opp.
Formålet med behandlingen er å vurdere din søknad til stillingen du søker på. Dine opplysninger vil behandles så lenge vi har et formål med det, og vil bli slettet når formålet er opphørt.
Arkivlovgivningen krever at vi oppbevarer en rekke opplysninger i forbindelse med rekrutteringsprosesser. Hvis du ikke blir ansatt vil ditt navn bli arkivert i offentlig eller utvidet søkerliste. Enkelte personopplysninger om deg kan også være inntatt i behandlingsnotatene fra innstillings- og tilsettingsmyndigheten hos NGU som er pålagt oppbevart. Disse opplysningene oppbevares konfidensielt i henhold til arkiveringsregelverket.
3.7 Som besøkende av våre nettsider
Vi benytter informasjonskapsler (cookies) på vår hjemmeside. En informasjonskapsel er en liten tekstfil og vår nettside vil alltid spørre din nettleser om å få lagre kapselen på din maskin. Vi gjør dette for at vi skal huske dine handlinger, preferanser og hvor ofte du har vært på vår hjemmeside. Dette gjør det igjen mulig for oss å gi deg som bruker bedre tilgang til ulike funksjoner. Videre bruker vi også informasjonskapsler på sidene våre for at vi skal kunne føre statistikk over hvor ofte vårt nettsted generelt brukes.
Du kan administrere innstillingene for informasjonskapsler i din nettleser.
4. Lagring av personopplysningene og sletting
Personopplysningene vi behandler om deg lagres gjennom våre systemer på servere som er lokalisert i Norge, og som i dag anses for å være en trygg og tilfredsstillende lagring av dine opplysninger. TietoEvry er vår databehandler for flere av våre sentrale IT-systemer. Vi har inngått en databehandleravtale som sikrer at deres behandling av personopplysninger på våre vegne er i tråd med personvernregelverket.
NGU sletter dine personopplysninger uten ugrunnet opphold når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for.
NGU er underlagt arkivloven med tilhørende forskrifter. Som nevnt ovenfor vil enkelte av dine personopplysninger kunne bli arkivert i tråd med NGUs lovpålagte forpliktelser.
Dersom du gjør en innsigelse mot behandlingen av dine personopplysninger og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner for behandlingen, vil vi slette dine opplysninger. Merk at det kan være lovkrav som gjør at vi likevel er forpliktet til å oppbevare dine personopplysninger for en viss tid. Vi har egne konkrete sletterutiner per behandlingsaktivitet.
5. Dine rettigheter som registrert
Som registrert har du flere rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Her får du informasjon om hvilke disse er, og hvordan du kan utøve disse rettighetene overfor NGU i forbindelse med behandling av dine personopplysninger. Dersom du anmoder oss om å benytte deg av en eller flere av disse rettighetene vil vi innrette oss etter anmodningen innen en måned fra den ble avgitt. Anmodningene kan rettes til personvernombud@ngu.no.
- Innsyn: Du kan sende oss en forespørsel om innsyn i vår behandling av dine personopplysninger.
- Retting: Dersom du mener opplysningene vi har lagret om deg ikke er riktige (f.eks. e-postadresse eller informasjon om fast eiendom) kan du når som helst be om at vi retter dette.
- Protestere: Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger, kan du protestere mot behandlingen.
- Trekke ditt samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke om at vi kan lagre og behandle dine personopplysninger, der slikt samtykke er avgitt.
- Sletting: Dersom du protesterer mot behandlingen av dine personopplysninger, eller du trekker tilbake ditt samtykke, vil informasjon som vi har lagret om deg vil bli slettet under den forutsetning at vi ikke har annet grunnlag for å beholde disse. Dersom du ønsker dine personopplysninger slettet under andre omstendigheter, kan du enkelt rette en henvendelse til oss om dette.
- Dataportabilitet: Du har rett til å kreve dataportabilitet for opplysninger om deg selv som du har gitt til NGU, og som har behandlingsgrunnlag i samtykke eller avtale. Dersom du ønsker å utøve din rett til portabilitet vil de aktuelle opplysningene om deg bli sendt deg, eller en tredjepart som du utpeker så fremt dette er teknisk mulig.
- Rett til å begrense behandlingen: Dersom du ønsker at vi skal begrense behandlingen av dine personopplysninger, kan du be om dette.
- Rett til å klage til en tilsynsmyndighet: Dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger skulle være i strid med personvernforordningen, eller personvernregelverket for øvrig, har du rett til å klage på dette til Datatilsynet. Klager kan leveres på deres nettsider.
6. Kontakt
Dersom du har spørsmål eller bekymringer angående ditt personvern, kan du ta kontakt med oss per e-post personvernombud@ngu.no eller du kan rette en henvendelse per telefon på 73 90 40 00. Vår postadresse er:
Norges geologiske undersøkelse
Postboks 6315 Torgarden
7491 Trondheim
7. Endringer i vår personvernerklæring
Vi kan endre på personvernerklæringen fra tid til annen etter eget skjønn. Når vi gjør endringer i denne erklæringen vil vi endre revisjonsdato øverst på denne siden, og en modifisert personvernerklæring har virkning fra revisjonsdatoen. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom denne personvernerklæringen for å være informert om hvordan vi beskytter din informasjon.